Pobrania

Jak wystawiać faktury do zamówień pobraniowych dopiero wtedy, gdy klient odbierze paczkę.

Po co ten widok

Jeśli sklep wystawia faktury do pobrań automatycznie, dokument powstaje w chwili złożenia zamówienia – jeszcze zanim paczka wyjdzie z magazynu. Gdy klient jej nie odbierze i przesyłka wróci, faktura jest już w obiegu, a w KSeF nie da się jej anulować – trzeba wystawić korektę.

Widok Pobrania pozwala odwrócić kolejność: najpierw sprawdzasz, czy paczka doszła, a dopiero potem wystawiasz dokument. Przesyłka, która wróci, nie zostawia niczego do korygowania.

1. Wyłącz automatyczne wystawianie faktur dla pobrań

Wejdź w Konfiguracja → Integracje i otwórz swój system fakturowy (Fakturownia, inFakt, iFirma albo wFirma). Odznacz opcję „Automatyczne wystawianie faktur dla zamówień pobraniowych” i zapisz.

To kluczowy krok. Dopóki opcja jest włączona, faktury dalej powstają przy złożeniu zamówienia.

2. Otwórz widok Pobrania

Wybierz Zamówienia → Pobrania w menu panelu. Pozycja pojawia się tylko w sklepach, które mają aktywną płatność za pobraniem.

Na liście są zamówienia pobraniowe z nadaną przesyłką – czyli te, które faktycznie jadą do klienta. Zobaczysz numer zamówienia, klienta, kwotę, status, przewoźnika z numerem listu oraz numer faktury, jeśli została już wystawiona.

3. Sprawdź, czy klient odebrał paczkę

Kliknij numer listu przewozowego – otworzy się strona śledzenia przewoźnika. Linki podstawiamy automatycznie dla InPostu, ORLEN Paczki, DPD, FedEksu i Poczty Polskiej, również dla przesyłek nadanych poza systemem. Przy innych przewoźnikach zobaczysz sam numer do skopiowania.

4. Wystaw fakturę

Gdy paczka jest odebrana, kliknij „Wystaw fakturę” przy tym zamówieniu. Pojawi się okno z trzema datami – wystawienia, sprzedaży i płatności – ustawionymi domyślnie na dziś, bo przy pobraniu odbiór paczki, zapłata kurierowi i wystawienie dokumentu zwykle wypadają tego samego dnia.

Jeśli wystawiasz fakturę kilka dni po odbiorze, popraw datę sprzedaży na dzień, w którym klient faktycznie odebrał przesyłkę. Po zatwierdzeniu wracasz na listę, więc możesz od razu przejść do kolejnego zamówienia.

Jak często zaglądać

Zamówienie, o którym zapomnisz, zostanie bez faktury – nic nie wystawi się samo. Warto wchodzić na listę co kilka dni. Ma to znaczenie także podatkowe: fakturę należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy, a paczka potrafi czekać w punkcie odbioru kilka tygodni.

Gdy zostawiasz automat włączony

Widok działa również wtedy – służy wówczas za przegląd pobrań w drodze wraz z numerami wystawionych faktur. Przycisk wystawienia jest wtedy ukryty, bo dokumenty i tak powstają automatycznie.